Многие рутинные операционные процессы в организации можно улучшить и оптимизировать благодаря грамотному и полноценному использованию функционала программы Excel
Границы и возможности использования программы Excel
Одним из основных требований, предъявляемых к большинству специалистов, является знание офисных программ таких, например, как Word, Excel и Power Point. Что касается Excel, то многие опрометчиво говорят о понимании и умении работать в программе, но в действительности под «умением» подразумевается вбивание данных в «шахматку» и возможности изменения шрифта, его размера, формы. На самом деле границы программы куда шире и многие рутинные операционные процессы в организации можно улучшить и оптимизировать благодаря грамотному и полноценному использованию функционала программы Excel.
Существует огромное количество компьютерных курсов, но, как в любом знании, ценность обучения в возможности применения полученной информации на практике. Можно пройти курсы, но так и не понять, как эти функции применить непосредственно в работе. Требуется не просто понимание программы Excel, а умение использовать программу в каждодневных задачах. И Excel станет незаменимым помощником на этом пути. В этой и в последующих статьях мы рассмотрим ряд задач и покажем возможности, которые открывает перед нами Excel.
Excel для аналитических отчётов.
Рассмотрим, как с помощью программы Excel подготовить аналитические отчеты различного назначения: динамика продаж, движение товара, распределение продаж по регионам, план закупок, анализ цен поставщиков, анализ эффективности маркетинговых мероприятий, отчёты по эффективности производства и проч. Такие задачи многие уже умеют решать с помощью подготовки специальных сводных таблиц.
Инструмент сводной таблицы Excel становится особенно незаменимым, когда количество ячеек с данными включают в себя несколько сотен тысяч значений. В этом случае работать с данными становится крайне сложно без дополнительных знаний, так как работа с такой таблицей должна быть максимально эффективной, а подготовка отчёта занимать как можно меньше времени.
Использование сводных таблиц значительно сокращает время работы и позволяет предоставлять данные в различных разрезах, при этом делать это можно за несколько секунд, меняя конфигурации выбранных разделов.
Что важно учитывать при подготовке данных для сводных таблиц.
Первым этапом создания отчёта в виде сводной таблицы является подготовка данных, выгруженных из корпоративных баз данных, либо любых рабочих книг Excel. Можно сказать, что данный этап является важнейшим, так как от качества подготовленных таблиц будет зависеть итоговый результат всей сводной.
Проведите визуальный осмотр таблицы на наличие пустых столбцов и строк, а также пустых ячеек. Важно также проверить формат ячеек. Это важно сделать в самом начале, так как это может ограничивать работу многих инструментов Excel со сводной таблицей, неправильно определяя диапазон данных. Даже если у вас несколько сотен тысяч строк в таблице, сделать это максимально быстро возможно с помощью несложных функций Excel. В данном случае вам понадобится понимание работы с ключевыми столбцами, а также умение настраивать различные фильтры для них. Очень полезно будет освоить такие функции, как ВПР, ТЕКСТ, ВЫБОР, СУММПРОИЗВ. ВПР будет полезен, когда нужно произвести поиск и замену элементов в таблице или диапазоне по строкам. Функция ТЕКСТ меняет представление, применив к нему форматирование с кодами форматов, например, можно получить названия месяца по номеру. СУММПРОИЗВ – позволяет находить совпадения в соответствующих строках. С возможностями применения этих функций вы также можете познакомиться на компьютерных курсах по Excel.
После этих простых проверок вы можете переходить к созданию и форматированию сводной таблицы.
Здесь вам могут пригодиться знания инструмента быстрый анализ или, например, рекомендуемые сводные таблицы. Также будет полезно освоить на специализированных курсах инструмент мастер создания сводных таблиц и диаграмм. Эта функция будет полезна при объединении нескольких таблиц.
Для визуального представления информации важно понимать, как настраиваются стили и применяются темы к сводной таблице. Это будет особенно полезно, если при создании отчетов есть требование к соблюдению корпоративного стиля и созданию единого представления документов в организации.
Важным блоком сводной таблицы является построение диаграмм. Сводная диаграмма строится на основе уже подготовленных и сведенных в единую форму данных из таблиц.
И ещё… Для работы со сводными таблицами вам потребуются знания использования инструментов работы со шрифтами, заголовками, импорта данных в другие программы (Word, Acrobat Reader, Power Point). Также полезным навыком станет знание сочетания быстрых клавиш.
Есть и более сложные инструменты автоматизации, такие, например, как код VBA. Эти знания вы можете получить на углубленных курсах по Excel.
Таким образом, главная ваша задача определить, что необходимо проанализировать с помощью сводной таблицы, какие данные вы хотите отразить и, главное, какие из этих данных позволят вам сделать правильные выводы. Поверьте, для Excel не существует задач, с которыми бы он не справился.
